Hoe breng je het ziekteverzuim terug naar een acceptabel (laag) niveau? Met die vraag vanuit Van der Hoek Isolatiegroep (technische isolatie en bouwkundige brandpreventie) is VMZ Consultancy gestart met het geven van advies en begeleiding op dit onderwerp. Kort daarna kwamen ook andere vragen aan bod.
Inmiddels is VMZ al geruime tijd de vaste sparringpartner voor Van der Hoek op allerlei vraagstukken, zowel praktische als strategische.
In dit artikel lichten Hans Krikke en Jeroen Bering van VMZ Consultancy drie thema’s toe, die laten zien dat het óók, maar misschien zelfs wel juist de moeite loont om als middelgroot bedrijf oog te hebben voor vraagstukken die niet direct met de dagelijkse business te maken hebben.
De eerste vraag
De vraag waarmee VMZ startte, is hoe het ziekteverzuim omlaag gebracht kan worden. Daarvoor heeft VMZ zich intensief bemoeid met een aantal langlopende en complexe verzuimdossiers. Eerst zijn de oudste dossiers opgepakt en veelal via bemiddeling van de nieuwe bedrijfsarts opgelost.
Hans Krikke: “Voor nieuwe ziektegevallen is gekozen voor een veel directere begeleiding van de zieke collega: door veelvuldig contact, afspraken met de bedrijfsarts, waarbij vooral gekeken is naar wat wel mogelijk is en hoe een medewerker zich -binnen de begrenzing van het ziektebeeld- weer nuttig kan maken. Het resultaat is dat het verzuimpercentage aanmerkelijk is teruggebracht.”
Kwetsbare vervolgvraag
Al snel kwam een heel andere vraag aan bod. Het managementteam kreeg signalen dat de afstand tussen hen en de ‘werkvloer’ te groot was. VMZ heeft middels gestructureerde interviews, waarbij vertrouwelijkheid voorop stond, een dwarsdoorsnede van de medewerkers gesproken en hun bevindingen geanonimiseerd gedeeld met het managementteam.
Hierbij hebben we de uitkomsten eerst in ruwe vorm besproken met het MT – met als doel te toetsen of onze bevindingen vanuit de interviews her- en erkend werden.
Toen dit het geval bleek te zijn (en dus ook het draagvlak voor verandering aanwezig was), hebben we voorgesteld de geconstateerde issues projectmatig op te pakken.
Drie hoofdthema’s
In het projectvoorstel zijn drie hoofdthema’s opgenomen:
- Werkprocessen en automatisering
- Personeel
- Commercieel
Jeroen Bering: “Met deze onderverdeling dekken we allereerst twee basale elementen af: zijn de processen en de daaraan
gekoppelde automatisering, alsook alles rondom personeel op orde?
En parallel daaraan: wat moet er gebeuren om de groeiambitie van Van der Hoek vorm te geven? Door de medewerkers nadrukkelijk te betrekken bij de veranderingen, wordt de ervaren afstand met het managementteam in de breedte aangepakt.”
Thema 1: Werkprocessen en automatisering
In dit onderdeel zijn de werkprocessen tegen het licht gehouden: wie is waar verantwoordelijk voor? Hoe liggen de taken en bevoegdheden vast?
Jeroen Bering: “Daarbij is, samen met de gebruikers, goed gekeken naar het programma waarmee Van der Hoek alle projectstappen vastlegt, de facturatie regelt en de personeelsplanning verzorgt. Dat programma moet de werkprocessen ondersteunen – en niet andersom! Waar mogelijk wordt het gebruik van informatie op papier vervangen door digitale informatie en worden de verantwoordelijkheden helder.”
Sparringpartner voor praktische – en strategische vraagstukken
Thema 2: Personeel
Dit onderdeel is breed aangepakt: zo zijn alle staf- en leidinggevende functies tegen het licht gehouden en herschreven: taken en bevoegdheden zijn vastgelegd, opleidingseisen benoemd.
Hans Krikke: “In een tijd van personeelskrapte is met het oog op de toekomstige behoefte aan instroom van personeel het huidige personeelsbestand doorgelicht en hebben we een strategisch personeelsplan opgesteld; tevens hebben we met het MT een zgn. vlootschouw gehouden, waarbij we gesproken hebben waar de kansen liggen voor de medewerkers om zich verder te ontwikkelen, of meer verantwoordelijkheid te gaan dragen, maar ook wat er nodig is om evt. achterblijvers mee te kunnen nemen. Zo is ook de medezeggenschap op een werkbare manier herijkt.
Tot slot is in dit onderdeel onderzocht hoe de verhouding tussen eigen en ingehuurd personeel er uit zou moeten zien, dit met de handhaving DBA op schijnzelfstandigheid in het achterhoofd.”
Thema 3: Commercieel
Op de isolatie-en brandwerend markt spelen allerlei uitdagingen: hoe blijf je als bedrijf voldoen aan de toenemende eisen vanuit de wet- en regelgeving, maar ook van je klanten? Hoe zorg je voor voldoende werkvoorraad, en hoe bouw je je business verder uit met nieuwe producten en diensten?
Dit proces is nog in volle gang – de plannen liggen klaar. Hans Krikke: “Wat we hier zien is een mooi raakvlak met het onderdeel personeel: voor de realisatie van groei heb je ook te maken met nieuwe functies en de arbeidsmarkt. En die markt is ook voor de branche waarin Van der Hoek werkt, uitdagend.”
Toekomst
Het familiebedrijf Van der Hoek bereidt zich goed voor op de toekomst.
Calvin van der Hoek (5e generatie): “Ik ben relatief jong ingestapt bij het bedrijf van mijn vader. Een echt Amsterdams familiebedrijf, waarin ik veel toekomst zie. Naast de gesprekken met mijn vader Roy van der Hoek over wat het inhoudt om een groeiend bedrijf te runnen, maak ik ook graag gebruik van de kennis en ervaring van de mannen van VMZ. Zij helpen me om na te denken over mijn eigen toekomst, maar ook die van het bedrijf. Ze denken bijvoorbeeld mee in welke opleidingen relevant zijn voor mij. En hoe ik mij verder kan ontwikkelen. Die coaching gun ik iedere startende leidinggevende.”
VMZ Consultancy
VMZ (wat staat voor Veranderen Met Zorg) richt zich op het begeleiden van veranderingen.
Dat kan gaan over een bedrijf zoals Van der Hoek, maar ook andere bedrijven in de installatie- en isolatietechniek.
Omdat zowel Hans Krikke als Jeroen Bering een achtergrond hebben in de zorg, zijn zij ook in deze branche een gewaardeerde partner.
Wilt u weten wat VMZ voor u kan doen?
Kijk voor meer informatie op de website: www.vmz-consultancy.nl
Mail uw vragen aan: info@vmz-consultancy.nl
Of bel met:
Hans Krikke: 06 54 76 52 36
Jeroen Bering: 06 21 84 83 08
Redactie Hans Krikke en Jeroen Bering foto’s VMZ consultancy